Akademik Mail Nasıl Atılır? Nelere Dikkat Edilmeli?       

Akademik mail, akademik kariyer içerisinde büyük bir öneme sahiptir. İletişimin mimiksiz ve ses tonu olmadığı mecralarda üslubun tek etken olduğu unutulmamalıdır. Bu nedenle akademik maillerin tamamı özenle hazırlanmalı ve dikkatle atılmalıdır. Akademik mail yazma ve yollama aşamaları aşağıdaki gibi özetlenebilmektedir.

1. Öncelikli olarak mail adresinin isim ve soy isimden oluşmasıdır. Eğer mail adresiniz böyle değilse olabildiğince yalın bir mail adresi alınmalı, nickname kullanılmamalıdır.
2. İkinci aşama ise ‘konu’ başlığının doğru seçilmesidir. Atılacak mailin içeriğini özetleyen ciddi bir başlık seçilmelidir. Örneğin: ‘… Ders Ödevi’, ‘Spss Sonuçları’, ‘Makale Planı’ vs.
3. Üniversite hocalarına mail atmak her zaman saygılı bir hitap tarzı kullanmayı gerektirir. Maillere ‘Sayın Hocam’ veya ‘Sayın Ad-Soyad’ şeklinde hocanın adı ve soyadı ile hitap edilmelidir. ‘Sevgili hocam, Değerli hocam…’ gibi öznel hitap tarzlarına yer verilmemelidir. Yanı sıra ek olarak, ‘Merhabalar, İyi Günler’ gibi ifadelere yer vermekte de sakınca yoktur.
4. Eğer mail atılan hoca, atan kişiyi tanımıyor ise, mail atan kişi mutlaka kendini tanıtarak maile başlamalıdır. Kendini tanıtırken, abartıya veya detaya yer verilmemelidir. Öğrenci, ad-soy ad, (başka üniversitedeki bir hocaya atıyorsa) üniversite, bölüm ve kaçıncı sınıf olduğunu yazarak kısaca kendini tanıtmalıdır.
5. Mailin içeriği kısaca ve en net şekilde aktarılmalıdır. Cümleler düşük olmamalıdır. Yazım kurallarına dikkat edilmelidir. Noktalama işaretlerinin yanlış kullanılmasının anlam bozukluğuna yol açabileceği unutulmamalıdır. Metnin tamamında ‘siz’ dili kullanılmalıdır.
6. Mailin sonuna doğru hocadan ne istendiği açıkça ifade edilmelidir, örneğin ‘Müsait olduğunuz bir zaman diliminde bana dönerseniz çok sevinirim.’
7. Son olarak, bir kapanış kalıbını kullanmak iyi bir izlenim bırakacaktır. ‘Saygılarımla, İyi Günler Dilerim, İyi Çalışmalar Dilerim’ gibi kapanış cümleleri iyi olacaktır.

Akademik Maile Nasıl Başlanır?

Akademik mail atılırken, öncelikle hitap edilmelidir. Maili alacak kişi yazan kişiyi tanımıyorsa öncelikle maili atan kişinin kendisini tanıtması gerekmektedir. Hocaya mail atma işlemi genel olarak eğitim hayatında sık yapılacak bir eylem olduğundan, bu kalıp alışkanlık haline getirilmelidir.

Akademik Mail Nasıl Bitirilir?

Mail, bir kapanış cümlesi ile bitmelidir. ‘İyi günler, İyi çalışmalar dilerim’ gibi kapanış cümleleri tercih edilebilir ama bunlardan sonra ya da tek başına ‘Saygılarımla’ en çok kullanılan kalıplardan biridir.

Akademik Mail Atarken Dikkat Edilmesi Gerekenler

• Mail adresinin nickname olmadan öğrencinin isim ve soy isminden oluşması elzemdir.
• Yazım kuralları, akademik maillerin olmazsa olmazıdır. Mail bittikten sonra yollanmadan önce mutlaka bir kez daha baştan sona okunmalıdır. Yazımından emin olunamayan kelimeler TDK’dan bakılmalı ve kontrol edilerek yazılmalıdır. Kelimelerde kısaltmalar yapılmamalıdır.
• Dikkat edilmesi gereken en önemli şeylerden biri de ‘saygı’dır. Üslup bu noktada kritik bir öneme sahiptir.
• Yazılan mailin içeriği ve konu başlığı uyum içinde olmalıdır.
• Mail metni fazla uzun olmamalıdır. Yazılmak istenen kısa ve net bir şekilde aktarılmalıdır.
• Herhangi bir emoji kullanılmamalıdır.

Akademik Mail Örneği

‘Sayın Ahmet Talimciler,

Öncelikle merhaba. Ben Çanakkale Onsekiz Mart Üniversitesi Medya ve Kültürel Çalışmalar Anabilim Dalı Yüksek Lisans Öğrencisi E. Melis Tumbul. E-spor ve sporun dijitalleşmesi üzerine yaptığınız çalışmaları okudum. Ben de e-spor üzerine okumalar yapıyorum. Müsait bir zamanınızda sizinle bu konu hakkında sohbet etmek isterim.

Saygılarımla.’

‘Sayın hocam,

Merhaba. Ben Sosyoloji Bölümü 4. sınıf öğrencisi E. Melis Tumbul. Sanat sosyolojisi dersi final ödevim ektedir.

İyi günler dilerim.

Saygılarımla.’

‘Sayın Prof. Dr. Cumhur Aslan,

Hocam merhabalar, Mcdonaldlaşma üzerine hazırladığımız çalışmanın SPSS sonuçları ve röportaj deşifreleri ektedir. Kontrol edip bana dönebilirseniz çok sevinirim.

İyi çalışmalar dilerim.

Saygılarımla.’

Akademik e-posta Nedir?

Akademik e-posta, çoğunlukla eğitim hayatında olmak üzere -bazen iş hayatında da büyük bir öneme sahiptir- mail yoluyla akademik süreçlere dair iletişimlerde kullanılan e-posta çeşididir. Öğrenci ve akademisyenin veya akademisyenlerin kendi aralarında kullandığı resmi yazı diline sahip bir mail olarak tanımlanabilmektedir.